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Utilisation de bureaux digitaux

Les entreprises se trouvent de plus en plus dans l’obligation d'utiliser des procédures sans support physique pour interagir avec les autorités locales, les acteurs sociaux, ainsi que les partenaires comme les institutions bancaires. Les chefs d’entreprise se retrouvent parfois désorientés face à ces nouvelles méthodes, car leurs données sont dispersées sur différents supports, tels que le papier et le numérique, dans différents endroits et souvent stockées de manière non sécurisée. L'utilisation d'un bureau numérique s'avère être la solution pour organiser de façon structurée leur patrimoine documentaire et le protéger.

Présentation de l'accompagnement à l'utilisation d'un bureau digital

La première partie de notre séance collective se concentrera sur le contexte de la dématérialisation. Nous explorerons les raisons qui incitent à opter pour cette approche de gestion des documents d'une entreprise et à adapter son organisation administrative pour répondre aux enjeux actuels, en particulier ceux liés à la réforme de la facture électronique.

La deuxième partie abordera les aspects essentiels pour réussir la dématérialisation. Cela implique de convertir l'ensemble des documents de l'entreprise en versions numériques, qu'il s'agisse de factures d'achat ou de vente, de statuts, de contrats, ou autres. Il sera également question de l'importance du classement et de l'archivage efficace de ces documents, ainsi que de l'utilisation de technologies telles que le Scrapping et le collecteur de mails. Nous explorerons la démarche de tester un outil numérique et nous fournirons un exemple concret d'un bureau numérique.

Enfin, dans la troisième partie, nous verrons comment la dématérialisation peut permettre de gagner du temps, notamment en améliorant la collaboration avec le comptable et en effectuant le suivi comptable de manière dématérialisée.

Pour être éligible à ce dispositif, toute entreprise doit respecter ces critères d'éligibilité : 

  • TPE PME
  • Immatriculée en France
  • Existence légale depuis 2 ans
  • Au moins 15 000€ de CA annuel
  • Pas en situation de liquidation judiciaire
  • Attester du respect du régime de « minimis » en vigueur
  • 3 accompagnement-actions maximum par entreprise (une même personne peut suivre 3 formations différents ou 3 personnes d’une même entreprise peuvent réaliser le même parcours ou différents parcours)

 

Cet accompagnement est proposé à l'initiative de France Num 

Pour consulter l'intégralité des formations proposées par le dispositif France Num pour passer au numérique, cliquez ici